Em um mundo informatizado, no qual já se fala em RH 4.0, o departamento de Recursos Humanos deve estar consciente e adaptado às mudanças.

Mas o que é o RH 4.0? O Rh 4.0 está diretamente conectado com a 4ª revolução industrial e se trata basicamente da informatização e digitalização das atividades do departamento para melhorar os resultados e agilizar as atividades da área.

Muitas empresas já têm usado tecnologias, principalmente após a pandemia de Covid-19, para adequar as atividades de seus funcionários ao home office. Mas será que essas ações são suficientes?

Hoje, há uma exigência muito grande de que o departamento de pessoas seja mais estratégico e ágil, mas devido às demandas processuais, muitas empresas ainda estão longe dessa tendência e encontram dificuldades na adaptação baseada na demanda futura de informatização.

Muitas dessas dificuldades estão atreladas às fiscalizações governamentais e auditorias de órgãos reguladores que o departamento passa, visando as verificações documentais e atendimento dos requisitos legais ou de órgãos certificadores. Mas não apenas nesse sentido, visto que a própria legislação tem buscado regular as tendências futuras.

Veja, por exemplo, que em 2012 a Lei n° 12.682/2012 promulgou a guarda digital de documentos e garantia à validade jurídica deles. Entretanto, existia uma certa cautela e as empresas que decidiram implementar a digitalização preferiram se resguardar, para fins de auditoria, por meio da guarda dos documentos físicos. 

Entretanto, a revisão promulgada através da Lei n° 13.874/2019 veio permitir que, constatada a integridade do documento digital, os documentos físicos poderiam ser eliminados. Com isso, algumas organizações aboliram a necessidade da guarda física e passaram a contratar empresas responsáveis pelo gerenciamento de documentos eletrônicos como forma de agilizar o fluxo de seus processos e atualizações documentais.

Com a pandemia, a já existente demanda por agilidade nas organizações se intensificou e a necessidade de informatizar outros subsistemas relacionados ao gerenciamento de pessoas foi potencializada. As empresas (principalmente as mais tradicionais e voltadas à manufatura) tiveram que pensar de forma rápida e diferenciada para lidar com o isolamento social e, como resultado, o departamento de Recursos Humanos teve que buscar alternativas de gerenciamento de pessoas de forma informatizada. Entre os exemplos dessa mudança temos: controle digital de jornada de trabalho, plataformas de  desenvolvimento/treinamento online, sistemas de controle de gerenciamento de presença física baseada no dimensionamento das áreas, utilização de aplicativos de comunicação para interações/reuniões, benefícios flexíveis e outros. 

Esse processo, mesmo que iniciado de forma imprevista, adicionou valor em processos antes feitos de forma tradicional e burocrática, garantindo credibilidade e abertura para a implementação de processos mais aprofundados e relacionados com o RH 4.0. 

Afinal, o gerenciamento de Recursos Humanos e a adaptação ao RH 4.0 está longe de estar direcionado à guarda de documentação, utilização de aplicativos de comunicação e controle de jornada. Hoje, existem muitas aplicabilidades de automatização e uma gama enorme de sistemas e empresas voltadas à informação de todos os processos de Recursos Humanos, porém ainda há um grande desafio para todos os profissionais de Recursos Humanos: como adaptar um departamento voltado a pessoas para a informatização fria e sem contato físico como, por exemplo, no uso dos sistemas de recrutamento e seleção de pessoas, amplamente criticados em plataformas sociais devido aos exaustivos testes e vídeos de entrevistas totalmente sem interação humana? O RH perderá sua identidade ao se informatizar? Ou apenas se tornará o que muitos acham o que sempre foi: uma extensão do departamento financeiro que obtém resultados por meio de pessoas?

Além disso, mesmo que seja possível humanizar a informatização, como mudar a mentalidade de empresas mais tradicionais no pensamento do “sempre funcionou” com ações que podem direcionar a atuação do departamento em algo que agregue mais valor e de forma mais ágil? Afinal, as planilhas em excel para controle das métricas relacionadas a pessoas e demonstrações de gráficos ainda possuem sua funcionalidade. 

Convencer a alta administração que o departamento de Recursos Humanos pode otimizar suas atividades através da automatização e, com isso, ser mais estratégico e focar no que realmente agrega para a organização, como desenvolvimento de pessoas, ações de retenção e motivação, além de um melhor processo de seleção (que vise fazer a correspondência da cultura real da empresa x o perfil do candidato, reduzindo o turnover), é um desafio e os argumentos podem acabar gerando uma percepção de oportunidade de redução de pessoas no departamento, especialmente em empresas em processo de recuperação.

Sobre isso ainda se adiciona o fato de que tempo e recursos financeiros/humanos destinados às implementações das funcionalidades automatizadas também devem ser considerados, visto que muitas empresas vêm trabalhando há bastante tempo com a escassez dos dois. 

Por isso, ao se pensar em RH 4.0 as empresas devem considerar três grandes desafios: 

1) a necessidade de uma liderança forte de recursos humanos no processo de gerenciamento de mudanças junto à alta administração;

2) a mensuração de dados relacionados ao ganho da implementação, como: cálculo do retorno de investimento; ganhos relacionados à produtividade do departamento, oriundos da automatização; cronograma para eliminar os processos antes procrastinados devido falta de tempo x recursos; planejamento de ações direcionadas à retenção de pessoas, uma vez que a automatização tornará o departamento mais estratégico e menos operacional; recursos ou otimizações que serão utilizadas para patrocinar essas mudanças;

3) a maneira de se equilibrar os processos informatizados com a humanização de forma que, em um mundo onde a diversidade e a saúde mental são temas recorrentes, os relacionamentos não sejam informatizados e “frios”. E que as pessoas possam ser respeitadas, incluídas e ouvidas.

Nota: Conforme a pesquisa de 2023 (feita com 2.500 profissionais de RH), feita pela empresa Sólides, mais da metade das empresas ainda possui processos pouco ou nada informatizados para DP, além de manter uma equipe reduzida e pouco focada em ações de retenção e desenvolvimento (PDI – Plano de Desenvolvimento Individual). 

Fundada em 2010, a Sólides é uma empresa de tecnologia, líder no Brasil na gestão de pessoas de pequenas e médias empresas. A pesquisa pode ser baixada em: https://conteudo.solides.com.br/mapa-rh-dp-2023/?utm_source=divulgacao&utm_medium=externo&utm_campaign=imprensa

Por Admª Maria Carolina Moura Sims

Registro no CRA-SP: 153715