Hoje com o avanço das tecnologias e da gama de aplicativos à nossa disposição, às vezes ainda sinto a necessidade de usar aquele pedacinho de papel que está rápido e fácil sobre a mesa.

A essa facilidade de poder anotar as tarefas do dia a dia para não esquecer de fazer, resolvi juntar algumas metodologias de trabalho em apenas uma para organizar as tarefas no tempo e por prioridade.

Não criei nada complexo ou que já não existisse. Apenas juntei o útil ao “ágil”. 

Mas o porquê disso? Há tempos anotava minhas tarefas em uma agenda e complementava as do cotidiano no caderno. Algumas dessas tarefas rápidas escapavam a esse controle. No fim do dia, me deparava com um registro de duas ou até três tarefas executadas, sendo que, na verdade, havia executado muito mais. 

Assistindo uma de várias palestras da Semana Ágil, do CRA-SP, pude vislumbrar que muitas tarefas eram executadas e não listadas e que novas ideias eram esquecidas ou mesmo iniciadas e abandonadas.

Então, comecei a registrar essas atividades e tarefas numa fusão de metodologias e observei uma gama de ações que eram tomadas e não registradas. 

Para isso, precisei:

• Identificar as metodologias que poderiam orientar meu trabalho;
• Adequá-las conforme as necessidades;
• Colocar em prática o desenvolvimento.

A Metodologia

Um primeiro passo foi classificar as prioridades de cada tarefa. Separar as que são o topo da lista, das que podem ficar para depois ou até mesmo serem esquecidas ou abandonadas. Para essa classificação é usado o sentimento e conhecimento das tarefas - o senso comum. Poderia criar uma tabela com uma escala de valores, mas como supra citei, a ideia principal é de não criar nada complexo.

Sendo assim, no topo estão as tarefas urgentes e prioritárias (vermelho), seguido das tarefas que não são urgentes, mas são prioritárias (amarelo). Depois vêm aquelas urgentes, porém não prioritárias (glacê) e por fim as que não são nem urgentes e nem prioritárias (verde).

Para organizar visualmente essa classificação, coloquei em painel impresso em tamanho A3 (420 mm x 297 mm) os quadrantes identificados por cores e setas. 

Ao invés de fazer uma lista com as tarefas ou atividades, escrevi elas em vários posts it e fui colando em cada quadrante de acordo com o grau de prioridade.

Num segundo passo, depois de preencher o quadro de prioridades com as tarefas, tive que criar a ordem de execução, criando a fila de atendimento das demandas. Programadas para o dia (branco), as que entram em execução (azul) que poderiam ser paralisadas (vermelho) ou concluídas (verde), de acordo com andamento do dia.

Mais uma vez recorri ao recurso visual criando um segundo painel, também impresso em A3, separado em quadrantes com as devidas cores.

Assim, tenho como visualizar as atividades selecionadas para o dia que estão em execução e até mesmo até as foram concluídas.

Dessa forma, passei a ter 95% das minhas atividades monitoradas e a página da agenda com as tarefas executadas naquele dia relacionadas, pois os post it que são concluídos são descritos na agenda. 

Parece complexo, mas não é nada mais do que muitas das metodologias que ouvimos falar traduzida e adequadas para o cotidiano.

Com isso espero ter conseguido dividir uma prática que possa ajudar o cotidiano de mais alguém.

Por Tecnol. Jean Oliveira

CRA-SP nº 6-002927